Każda firma zatrudniająca pracowników musi zapewnić prawidłową obsługę kadr i płac. Nie oznacza to jednak, że musi tworzyć własny dział kadrowo-płacowy.
Przedsiębiorca może zatrudnić specjalistów wewnętrznie albo zdecydować się na outsourcing kadr i płac, czyli przekazanie części lub całości obsługi zewnętrznemu biuru.
Które rozwiązanie jest bardziej opłacalne?
Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich przedsiębiorstw. Własny dział może mieć sens w dużej organizacji zatrudniającej wielu pracowników, natomiast w małej lub średniej firmie koszt utrzymywania własnego zaplecza kadrowo-płacowego może być niewspółmierny do rzeczywistego zakresu pracy.
Dlatego warto porównać nie tylko miesięczne wynagrodzenie pracownika, ale całkowity koszt obu modeli obsługi.
1. Ile naprawdę kosztuje własny dział kadr i płac?
Koszt wewnętrznego działu nie kończy się na wynagrodzeniu specjalisty.
Przy kalkulacji należy uwzględnić m.in.:
- wynagrodzenia pracowników działu,
- składki i pozostałe koszty zatrudnienia,
- rekrutację i wdrożenie,
- szkolenia i aktualizowanie wiedzy,
- programy kadrowo-płacowe,
- sprzęt i stanowiska pracy,
- zastępstwa podczas urlopów i zwolnień,
- czas poświęcany na zarządzanie działem.
Dlatego rzeczywisty koszt prowadzenia działu kadr i płac może być znacznie wyższy niż sama pensja zatrudnionej osoby.
Im mniejsza firma i liczba pracowników, tym bardziej warto sprawdzić, czy utrzymywanie pełnego etatu lub kilku stanowisk rzeczywiście jest ekonomicznie uzasadnione.
2. Koszt outsourcingu kadr i płac
Alternatywą jest outsourcing kadrowo-płacowy, czyli przekazanie obsługi pracowników zewnętrznemu podmiotowi.
W takim modelu przedsiębiorca płaci za określony zakres usług, który może zależeć m.in. od:
- liczby pracowników,
- rodzaju umów,
- zakresu prowadzonej dokumentacji,
- liczby zmian kadrowych,
- sposobu rozliczania wynagrodzeń,
- dodatkowych usług wymaganych przez przedsiębiorstwo.
Dzięki temu firma nie musi od razu budować własnego działu i ponosić wszystkich kosztów związanych z jego utrzymaniem.
Outsourcing może być szczególnie korzystny tam, gdzie liczba pracowników nie uzasadnia tworzenia osobnej struktury kadrowo-płacowej.
3. Koszty rekrutacji i szkolenia specjalistów
Zatrudnienie dobrego specjalisty ds. kadr i płac również kosztuje.
Oprócz samego procesu rekrutacyjnego trzeba uwzględnić czas potrzebny na wdrożenie nowej osoby oraz późniejsze aktualizowanie jej wiedzy.
Kadry i płace są obszarem, w którym przepisy oraz obowiązki pracodawców ulegają zmianom. Dlatego osoby odpowiedzialne za ten zakres powinny regularnie aktualizować swoją wiedzę.
Przy outsourcingu utrzymanie kompetencji zespołu leży po stronie zewnętrznego usługodawcy.
Dla przedsiębiorcy oznacza to mniejszą potrzebę organizowania samodzielnie rekrutacji, wdrożeń i szkoleń kadrowo-płacowych.
4. Co dzieje się podczas urlopu lub choroby kadrowej?
To jeden z kosztów, który łatwo pominąć podczas porównywania obu modeli.
Jeżeli całą obsługą kadr i płac w przedsiębiorstwie zajmuje się jedna osoba, jej:
- choroba,
- urlop,
- dłuższa nieobecność,
- wypowiedzenie umowy
może szybko stworzyć problem organizacyjny.
Wynagrodzenia i część obowiązków kadrowych muszą być realizowane niezależnie od nieobecności konkretnego pracownika.
W przypadku zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej zapewnienie ciągłości pracy zespołu leży co do zasady po stronie firmy świadczącej usługę.
5. Dostęp do wiedzy zamiast jednego specjalisty
Wewnętrzny dział opiera się na wiedzy zatrudnionych w nim osób.
W outsourcingu przedsiębiorstwo może korzystać z doświadczenia zespołu specjalizującego się w obsłudze kadr, płac i dokumentacji pracowniczej.
Ma to znaczenie szczególnie w sytuacjach nietypowych, np. przy:
- zmianach warunków zatrudnienia,
- rozwiązaniu stosunku pracy,
- rozliczaniu różnych rodzajów nieobecności,
- zmianach w wynagrodzeniach,
- przygotowywaniu dokumentacji pracowniczej,
- bieżących zmianach dotyczących obowiązków pracodawcy.
Dla mniejszej firmy utrzymywanie wewnętrznie kilku specjalistów o różnych kompetencjach mogłoby być nieuzasadnione kosztowo.
6. Poufność danych o wynagrodzeniach i pracownikach
Dokumentacja kadrowo-płacowa zawiera dane wymagające odpowiedniego zabezpieczenia, w tym informacje dotyczące wynagrodzeń pracowników.
Przekazanie obsługi zewnętrznemu biuru może ograniczyć liczbę osób wewnątrz organizacji, które mają dostęp do części danych kadrowo-płacowych.
Nie oznacza to jednak automatycznie „pełnej tajności wynagrodzeń”.
Istotne jest właściwe określenie:
- kto ma dostęp do danych,
- w jaki sposób dokumenty są przekazywane,
- jakie uprawnienia posiadają poszczególne osoby,
- jak chronione są informacje dotyczące pracowników.
Dlatego przy wyborze firmy outsourcingowej należy brać pod uwagę nie tylko cenę, ale również organizację procesu i bezpieczeństwo danych.
7. Skalowanie obsługi wraz ze wzrostem zatrudnienia
Firma zatrudniająca 5 pracowników ma zupełnie inne potrzeby niż przedsiębiorstwo posiadające 50 czy 200 osób.
Przy własnym dziale każdy większy wzrost zatrudnienia może wymagać:
- zwiększenia liczby etatów,
- kolejnej rekrutacji,
- wdrożenia pracowników,
- rozszerzenia infrastruktury i oprogramowania.
Przy outsourcingu zakres obsługi można zazwyczaj zwiększać wraz ze wzrostem liczby zatrudnionych.
Koszt rośnie razem ze skalą działalności, bez konieczności każdorazowego tworzenia nowych stanowisk wewnątrz firmy.
Własny dział kadr i płac czy outsourcing – porównanie
| Obszar |
Własny dział |
Outsourcing kadr i płac |
| Koszt zatrudnienia |
stałe koszty etatów |
koszt zależny od zakresu obsługi |
| Rekrutacja |
po stronie firmy |
po stronie usługodawcy |
| Szkolenia |
finansuje i organizuje firma |
organizuje usługodawca |
| Oprogramowanie |
koszt przedsiębiorstwa |
często w ramach obsługi |
| Urlopy i nieobecności |
wymagają zastępstwa |
ciągłość organizuje usługodawca |
| Skalowanie |
może wymagać nowych etatów |
możliwe zwiększenie zakresu usługi |
| Kontrola procesu |
bezpośrednio wewnątrz firmy |
wymaga dobrej organizacji współpracy |
Nie oznacza to, że outsourcing zawsze będzie tańszy.
Przy dużej liczbie pracowników i rozbudowanych, niestandardowych procesach własny dział może być uzasadniony ekonomicznie i organizacyjnie.
Dlatego decyzję warto podejmować na podstawie rzeczywistych kosztów i potrzeb firmy.
Kiedy własny dział kadr i płac może się opłacać?
Wewnętrzny dział warto rozważyć przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorstwo:
- zatrudnia dużą liczbę pracowników,
- ma skomplikowaną strukturę zatrudnienia,
- wymaga stałej obecności specjalistów wewnątrz organizacji,
- prowadzi wiele niestandardowych procesów HR,
- posiada skalę uzasadniającą utrzymywanie kilku specjalistów.
W takim przypadku koszt własnego zespołu może być uzasadniony jego wykorzystaniem.
Kiedy outsourcing kadr i płac może być korzystniejszy?
Zewnętrzna obsługa może być szczególnie interesująca dla małych i średnich firm, które nie potrzebują pełnego działu kadrowo-płacowego.
Outsourcing warto rozważyć również wtedy, gdy:
- firma dopiero zaczyna zatrudniać pracowników,
- liczba zatrudnionych szybko rośnie,
- właściciel sam zajmuje się sprawami kadrowymi,
- przedsiębiorstwo chce ograniczyć koszty administracyjne,
- trudno znaleźć lub utrzymać odpowiedniego specjalistę,
- firma chce zapewnić ciągłość obsługi niezależnie od nieobecności pracowników.
Jak policzyć, czy outsourcing kadr się opłaca?
Najlepiej nie porównywać wyłącznie:
pensji kadrowej vs miesięcznej faktury za outsourcing.
Takie zestawienie może prowadzić do błędnych wniosków.
Do kosztu własnego działu warto doliczyć również rekrutację, wdrożenie, szkolenia, oprogramowanie, sprzęt, zastępstwa oraz czas potrzebny na zarządzanie procesem.
Dopiero wtedy można porównać tę kwotę z kosztem zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej.
W praktyce pytanie nie powinno więc brzmieć wyłącznie: „ile kosztuje outsourcing?”, ale:
ile rzeczywiście kosztuje nas dzisiaj obsługa kadr i płac?
Outsourcing kadr i płac w K2Tax
K2Tax zapewnia przedsiębiorcom obsługę kadrowo-płacową dopasowaną do liczby pracowników oraz rzeczywistego zakresu potrzeb firmy. Więcej w dziale: Kadry i płace Warszawa.
Współpraca może obejmować m.in.:
- prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
- przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem,
- naliczanie wynagrodzeń,
- przygotowywanie list płac,
- obsługę rozliczeń związanych z ZUS,
- dokumentację urlopów i nieobecności,
- bieżące wsparcie w sprawach kadrowo-płacowych.
Nie każda firma potrzebuje własnego działu kadr.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy outsourcing kadr i płac będzie bardziej opłacalny dla Twojego przedsiębiorstwa, skontaktuj się z K2Tax. Porównamy zakres potrzeb i pomożemy dobrać odpowiedni model obsługi.